Como fazer seu time adotar um CRM

por Diego Gomes

Implementar um sistema de CRM na empresa não é fácil, mas pode valer muito a pena para a eficiência as vendas.

Pode soar um pouco irônico, mas um software de CRM (sigla em inglês para Gestão de Relacionamento com o Cliente), que deveria trazer uma série de soluções para uma empresa, também acarreta alguns desafios, principalmente em sua fase de implementação. É claro que os benefícios superam, em muito, os contratempos, mas é necessário vencer algumas etapas para que o sistema traga os resultados esperados. Um desses obstáculos a ser vencido para a plena adoção de um CRM é a aceitação e adoção deste sistema por parte da equipe, que geralmente já está acostumada a outra solução e não tem tempo hábil para se dedicar a “aprender um novo jeito”.

Conheça algumas maneiras de como fazer seu time adotar um CRM sem muita resistência e colher os frutos desta transição, de maneira tranquila.

Envolva a todos desde o começo

Faz parte da natureza humana ter uma certa resistência a mudanças. Principalmente quando a mudança é imposta por outras pessoas – neste caso, ainda existe um certo sentimento de “ciúme” ou de estar se submetendo aos desejos de terceiros. Existe uma maneira muito interessante de reverter este cenário e fazer a natureza humana dos seus colaboradores jogar a favor da novidade.

Deixe que seu time faça parte do processo de escolha e implementação do software de CRM, demonstrando que, de certa forma, esta adaptação da metodologia de trabalho pertence também a eles. Faça com que percebam a importância da mudança para o seu trabalho e para toda a empresa e, assim, tomarão os seus objetivos como se fossem deles.

Mostre, inclusive, que o sucesso da nova iniciativa depende do comprometimento e dos esforços de todos da equipe e que é necessário se empenhar, neste sentido, para o bem de todos. Faça, sobretudo, que eles percebam que têm parte atuante e responsável por este acontecimento. É muito mais fácil “vender” uma ideia que o seu “cliente” pensa que é dele.

Outra maneira de envolver funcionários no processo é identificar aqueles que aprenderam mais rápido e estão mais à vontade usando o CRM. Prepare essas pessoas para se tornarem multiplicadores de conhecimento e oferecerem suporte e treinamento informal (e formal, se houver a necessidade) aos outros que estão encontrando alguma dificuldade na adaptação e aprendizado do software. Assim, você difunde o sentimento de pertencimento do sistema, transformando usuários em evangelistas da ideia e, ainda, garante melhor absorção das técnicas de uso do programa por parte dos usuários menos desenvoltos com tecnologia.

Produza materiais educativos e faça treinamentos

Para ser produtivo com um novo CRM, um profissional precisa de treinamento. Hoje vivemos na era do marketing de conteúdo e conteúdo deve ser usado também internamente para treinar seus vendedores. Crie manuais, documente cada estágio e funcionalidade que deve ser utilizada no dia a dia pelo vendedor. Faça simulações de novos negócios e clientes e mostre como eles devem ser documentados no CRM. Crie “colinhas” de como usar o CRM e cole na mesa de cada funcionário.

Promova incentivos ao uso do CRM

Além de fazer parte do processo e entender a importância do CRM, para a rotina da equipe e para os resultados da empresa, é possível incentivar de outras formas a adoção e utilização do sistema pelos colaboradores. Dar incentivos pela utilização do sistema e recompensar aqueles que mais se empenham nesta tarefa ajuda a definir uma meta de utilização, que se reverte em foco e aplicação, por parte da sua força de trabalho.

Que tal premiar o colaborador que melhor usa a ferramenta? Ou destacar os funcionários que passaram o mês usando o sistema sem falhas? Você verá que as pessoas terão motivos a mais para manter o foco e fazer um bom trabalho.

Adapte o sistema de CRM aos processos e rotinas que já existem

Uma grande mudança como a implantação de um sistema de Gestão de Relacionamento com Clientes já é o bastante para deixar o seu time em polvorosa. Se não for extremamente necessário para o sucesso das suas estratégias de atuação, procure não mudar os processos e rotinas já existentes na sua empresa, para não gerar uma eventual rejeição, que pode existir na sua equipe.

E mais, não só procure manter, ao máximo, os processos que já existem – e dão certo – como também procure adaptar o CRM a estes processos. Um sistema deste tipo não procura revolucionar e mudar todas as rotinas de uma companhia se isso não for vital para o negócio, mas tornar estes processos e rotinas muito mais eficientes e produtivos.

Um bom CRM também tem o dever de integrar áreas e tarefas que são trabalhosas, repetitivas e demoradas, deixando as pessoas mais livres para se dedicarem a tarefas mais importantes e urgentes, fazendo com que seu trabalho tenha mais qualidade e produtividade do que antes. Quando as pessoas percebem que o CRM tem a capacidade de fazer isso por elas e pela empresa, elas automaticamente atribuem mais valor à ferramenta, criando mais empatia e senso da verdadeira necessidade da adoçãodo sistema.

É importante também garantir a integração e compatibilidade do CRM com outros sistemas que já estejam operantes na sua organização. De nada adianta investir em um sistema que vai matar outro, que possui sua importância em parte do fluxo de trabalho. Este deve ser um dos aspectos a que o responsável pela implantação do sistema invista mais atenção entre todos, para garantir que tudo esteja alinhado e compatível, para evitar grandes problemas e prejuízos para a empresa.

Mantenha a informação higienizada e precisa

Se os usuários de um determinado sistema percebem um certo desleixo ou uso despreocupado com a ferramenta por parte de outros, podem encarar isso como um padrão, ou imaginar que o sistema é complexo ou difícil de se usar e, por isso, perder o interesse e o empenho em sua utilização, com o passar do tempo.

Mantenha informações e bancos de dados limpos, com informações precisas e diretas, com tudo muito bem organizado. Faça com que toda consulta e entrada de dados seja simples e compreensível a todos. Tente simplificar ao máximo o processo e não permita que nada fique desatualizado ou subutilizado. Para a melhor aceitação de um sistema, sua utilização deve ser plena e benéfica a todos.

Dica Bônus: Comissione apenas se o CRM está atualizado

Se você tentar todas as alternativas acima e ainda assim não conseguir adoção, esta é uma alternativa mais radical: não pague comissões em vendas que não estejam documentadas no CRM, seguindo o seu processo comercial. Pode soar arbitrário, mas rapidamente todo o time comercial vai adotar o CRM devido ao risco de não receber seu comissionamento.

E você, leitor, tem mais alguma dica para adoção de CRM’s? O que achou do artigo? Não deixe de comentar!

Fonte: Endeavor

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